Konzeption und Umsetzung der Website zum Wiener Mozartjahr 2006 mit angebundener Projektdatenbank zur Verwaltung der Einzelprojekte

Im Rahmen des Wiener Mozartjahr 2006 fanden zahlreiche Veranstaltungen mit insgesamt 7.000 Einzelterminen statt, die sich mit dem Thema Mozart auf unterschiedlichste Weise auseinander setzten. Symposien, Ausstellungen, Konzerte, Opern- und Theateraufführungen und Special Events zogen sich über ein ganzes Jahr und fanden an über 370 Veranstaltungsorten  in ganz Wien verstreut statt.

Aufgaben:
Um eine reibungslose Organisation zu gewährleisten, bedurfte es bereits in der Vorbereitung, aber auch in der Abwicklung der verschiedenen Einzelveranstaltungen eines Tools, das einfach und plattformunabhängig den internen Workflow abbildet, Zugriff auf alle projektrelevanten Informationen ermöglicht und diverse Publikation in Web und Print unterstützt. Interne wie externe Mitarbeiten sollten (definierte) Zugangsmöglichkeiten haben, wie sie eine webbasierte Datenbank am besten liefern kann. Ziel war es, schnell und unaufwendig die Übersicht über die einzelnen Projekte sowie ihre Gesamtheit auf Stand zu halten und unnötigen Arbeitsaufwand durch Mehrfacheingaben etc. zu vermeiden.

Lösungen:
checkpointmedia konzipierte und erstellte eine webbasierte Projektdatenbank mit dem XML-Framework JART. Jedes Projekt stellt einen Datensatz dar, der über verschiedene Kategorien dargestellt und gefiltert werden kann, z.B. Titel, Ausführende, Bearbeitungsstatus (zu/abgesagt, Vertrag abgeschlossen etc.), Art der Zusammenarbeit. Die Auswahlkriterien in den Kategorien können vom Auftraggeber selbst verwaltet und bearbeitet werden. Weiters wurde unter anderem ein Überblick des Finanzstatus pro Projekt geboten sowie zur Publikation bestimmte Felder in Deutsch und Englisch für die offizielle Website und den Print-Almanach mitgeführt. Zu jedem Projekt konnten Journaleinträge angelegt werden, die alle wichtigen Entwicklungen und Informationen zu der Veranstaltung beinhalteten.
Darüber hinaus wurden über 3.000 Kontakte sowie rund 370 Veranstaltungsorte in einem eigenen Modul erfasst und für die Koordination bereit gestellt. Eine Kalenderfunktion erlaubte auf Knopfdruck die Darstellung einer Übersicht, wann im Laufe des Jahres welche Veranstaltungen bzw. Veranstaltungsarten stattfanden, und lieferte damit rasche Unterstützung zur Spielplanerstellung mit rund 7.000 Terminen.